Kiwi : le CRM sur mesure qui a remplacé une pile d’applis

En bref

Une société spécialisée dans l’accompagnement à la qualification RGE croulait sous les outils génériques. Trop d’outils et d’abonnements, trop de données éparpillées. Nous avons conçu Kiwi, une application métier unique qui a tout absorbé. Aujourd’hui, toute l’activité tient dans un seul outil, pensé pour leur métier et pour personne d’autre.

Résultats clés

• Plusieurs logiciels du marché, facturés chaque mois et par utilisateur, remplacés par un seul outil que le client possède.
• Plusieurs centaines d’entreprises et des milliers de documents migrés sans perdre une seule ligne.
• Tout le cycle de qualification centralisé, du premier contact jusqu’au dépôt auprès des certificateurs.
• Relances déclenchées toutes seules, réponses clients remontées automatiquement sur le bon dossier.
• Application hébergée chez le client, sur son serveur. Il est propriétaire, pas locataire.

Le problème

Tout l’historique vivait dans un outil tiers, Capsule, et il fallait l’en sortir sans rien casser. Des centaines de fiches entreprises, des milliers de documents, les contacts, les dossiers en cours, les statuts de qualification.

Une donnée perdue, c’est un dossier RGE qui repart de zéro. Nous avons analysé la structure source, reconstruit un schéma propre côté Kiwi, puis importé par lots en vérifiant chaque passage : les entreprises, leurs qualifications, les antennes Qualibat rattachées, les pièces déposées. Quand l’équipe s’est connectée au nouvel outil, tout était là, à sa place. Intact.

Notre approche

Avant la moindre ligne de code, il a fallu comprendre un métier précis : l’accompagnement à la qualification RGE. Les antennes Qualibat par département, le cheminement d’un dossier du prospect jusqu’au dépôt, les statuts qui rythment chaque qualification, la répartition des dossiers entre les chargées. Rien de tout ça n’entre dans un CRM standard. Nous avons cartographié ces process réels, pour que l’outil parle le langage de l’équipe et pas l’inverse. C’est cet audit qui a dicté l’architecture : un mapping automatique département vers antenne, des étapes calquées sur le vrai cycle de qualification, une attribution des dossiers pensée pour leur organisation.

La migration, sans filet mais sans casse

Changer d’outil, c’est déplacer tout un historique. C’est l’étape qui fait peur, et à raison : une donnée perdue ne revient pas. Nous avons transféré plusieurs centaines d’entreprises et des milliers de documents par lots, en contrôlant à chaque passage. Résultat : tout est arrivé à bon port, intact. Pas de chance là-dedans, juste de la méthode.

L’outil qui colle au métier

Une qualification RGE, c’est une course de fond administrative. Il faut joindre l’entreprise, monter le dossier, le transmettre à la bonne antenne Qualibat, relancer, suivre le devis, encaisser. Chaque étape vivait dans un outil différent. Kiwi en fait une ligne droite. Sur une seule fiche entreprise se lisent le contact, la qualification visée, les documents déjà déposés, l’antenne compétente, l’état des relances et qui pilote le dossier. La chargée ne reconstitue plus rien : elle voit où en est l’entreprise et ce qu’il reste à faire. Au-dessus, la direction suit en temps réel ses prospects actifs, ses dossiers en cours et ceux qualifiés dans le mois. L’outil ne reproduit pas un logiciel du marché. Il reproduit leur façon de travailler.

Quand l’outil travaille tout seul

C’est là que le sur mesure se paie. Quand un dossier arrive, Kiwi l’attribue à la chargée qui gère déjà l’entreprise, sans intervention. Le numéro de département saisi déclenche la bonne antenne Qualibat et l’adresse mail du certificateur, automatiquement. Et le suivi mail, c’est le cœur du système : chaque message envoyé depuis Kiwi est rattaché à son dossier, et quand le client répond, sa réponse remonte toute seule sur la fiche, avec une notification pour la chargée concernée. Le dossier passe en « répondu », l’extrait s’affiche, personne n’a eu à surveiller sa boîte. Avant, une réponse client pouvait dormir trois jours dans une messagerie. Maintenant, elle atterrit là où on la cherche.

Sous le capot

Du solide. Next.js et TypeScript pour une interface rapide et nette. PostgreSQL et Prisma pour des données fiables. L’API Gmail pour le suivi de la messagerie. Une architecture ouverte, qui grandira avec l’entreprise au lieu de la freiner. L’investissement est protégé dans la durée.

Chez lui, pas en location

Nous avons déployé Kiwi sur le serveur du client. Différence majeure avec un abonnement classique : il possède son outil et ses données. Personne ne peut couper le robinet, augmenter le tarif ou changer les règles. C’est son application, point.

Ce que ça change au quotidien

Une seule vérité sur toute l’activité. Du temps récupéré sur l’administratif. Des échanges suivis sans rien égarer. Plus d’abonnements multiples qui s’empilent. Et surtout, un outil qui épouse enfin le métier, au lieu de forcer le métier à s’adapter à lui.

Technologies utilisées

Next.js, TypeScript, Prisma, PostgreSQL, Tailwind CSS, API Gmail.

Services fournis

Développement d'application métier sur mesure, migration de données, automatisation des process, intégration de messagerie, déploiement sur serveur dédié. Tu peux reformuler en une ligne, conception et développement d'un CRM sur mesure, de l'audit à la mise en production.